O software de videoconferência é a pedra angular de qualquer equipe bem sucedida e produtiva. Ferramentas de videoconferência, como o Zoom, permitem que os indivíduos se encontrem e trabalhem juntos de forma produtiva “cara a cara” quando a reunião presencial não é possível. Isso torna a reunião remota muito mais humana, o que é essencial para ajudar os usuários a se sentirem e permanecerem conectados.
Este ano, o número de usuários do Zoom cresceu rapidamente em torno das preocupações com o coronavírus (COVID-19). Estima-se que a empresa tenha acrescentado 2,22 milhões de usuários ativos mensais até agora em 2020, enquanto em todo o ano de 2019 acrescentou 1,99 milhões de usuários.
Neste post de blog, vamos mergulhar nos detalhes do Zoom e tudo o que você precisa saber sobre como se inscrever, como começar e dicas profissionais para aproveitar ao máximo a sua experiência com o Zoom. Se você tiver alguma dúvida sobre como começar a usar o Zoom, recomendamos que você consulte o Centro de Ajuda do Zoom. Ele tem respostas às perguntas mais frequentes e é onde você pode entrar em contato com a equipe do Zoom para obter suporte adicional.
O que é o Zoom?
Zoom é uma plataforma de videoconferência baseada em nuvem que pode ser usada para reuniões de videoconferência, audioconferência, webinars, gravações de reuniões e bate-papo ao vivo. De acordo com nossa pesquisa, o Zoom é a solução mais popular de videoconferência para empresas com 500 funcionários ou menos, e a segunda solução mais popular para empresas com mais de 500 funcionários, depois do Skype para Empresas. De acordo com o arquivo S-1 do Zoom no início de 2019, mais da metade das empresas da Fortune 500 estão usando o Zoom, e ele ganhou uma média de NPS de mais de 70 em 2018.
A seguir, vamos investigar os casos mais comuns de uso do Zoom em um local de trabalho típico: Reuniões Zoom e Salas Zoom.
Reuniões com Zoom
O que é uma Reunião Zoom? O Zoom Meetings é a base do Zoom, e o termo refere-se a reuniões de videoconferência que utilizam a plataforma que permite a comunicação sem atritos entre plataformas de reuniões remotas e co-localizadas. Como você não precisa ter uma conta Zoom para participar de uma reunião Zoom, você pode até mesmo se encontrar com clientes ou realizar entrevistas com candidatos remotos virtualmente.
Uma “Reunião Zoom” refere-se simplesmente a uma reunião que é hospedada usando Zoom, e os participantes podem participar da reunião pessoalmente, via webcam ou câmera de videoconferência, ou por telefone. Por exemplo, aqui está uma foto da minha equipe durante uma “Zoom Meeting”. Todos nós participamos da reunião remotamente, mas às vezes, assistimos à reunião através da sala de conferência da nossa empresa, onde emparelhamos o Zoom com o Meeting Owl para criar uma experiência de reunião inclusiva para todos os participantes.
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Sala Zoom
Uma Sala Zoom é a configuração física do hardware que permite às empresas lançarem as Zoom Meetings a partir das suas salas de conferência. As Salas Zoom são um sistema de hardware de videoconferência definido por software para uma sala de conferência que permite aos usuários agendar, lançar e executar Zoom Meetings com o apertar de um botão. As Salas Zoom requerem uma assinatura adicional além de uma assinatura Zoom e são uma solução ideal para empresas maiores com muitos funcionários realizando reuniões Zoom regularmente.
Para configurar uma Sala Zoom, você precisa:
- Um computador para sincronizar e executar o Zoom Meetings
- Um tablet para os participantes lançarem as Reuniões Zoom
- Um microfone, uma câmara e um altifalante
- 1 ou 2 monitores HDTV para exibir os participantes da reunião remota e compartilhamento de tela ou apresentação
- Um cabo HDMI para compartilhar telas de computador no monitor da TV e um cabo de internet para conectar sua conexão por cabo rígido.
Agora que entendemos o que é o Zoom e os termos chave para usá-lo, vamos percorrer os passos para nos instalarmos com o Zoom.
Como começar a usar o Zoom
1. Escolha o plano certo para a sua equipa.
O Zoom oferece quatro níveis de preços distintos para sua assinatura comercial (não incluindo uma assinatura de Sala Zoom).
1. Zoom Free: Esta é a melhor opção se você está testando o Zoom, ou se você trabalha sozinho ou com apenas uma ou duas outras pessoas no mesmo local que você e faz o grosso da programação e coordenação da reunião. Com a versão gratuita do Zoom, os usuários podem realizar um número ilimitado de reuniões, mas as reuniões em grupo com múltiplos participantes são limitadas a 40 minutos de duração, e a reunião não pode ser gravada.
2. Zoom Pro: Esta é a melhor opção se você estiver usando o Zoom com uma pequena equipe com pelo menos um membro trabalhando remotamente em tempo integral ou meio período para que você possa colaborar efetivamente, não importa onde a reunião seja hospedada. O Zoom Pro custa $14,99/mês/hospedeiro da reunião, e esta camada permite que os anfitriões criem IDs pessoais para reuniões Zoom recorrentes, permite a gravação da reunião na nuvem ou nos dispositivos dos usuários, e limita a duração da reunião de grupo a 24 horas.
3. Zoom Business: O Zoom Business é mais adequado para pequenas e médias empresas com várias equipes agendando regularmente reuniões do Zoom. Este nível custa US$ 19,99/mês/anfitrião de reunião, e oferece recursos legais para as empresas marcarem suas reuniões Zoom com URLs de vaidade e marca da empresa, suporte dedicado ao cliente e transcrições de reuniões Zoom gravadas na nuvem.
4. Zoom Enterprise: Para empresas com 1.000 funcionários ou mais, esta camada de Zoom oferece armazenamento em nuvem ilimitado para gravações, um gestor de sucesso dedicado ao cliente e descontos em webinars e salas Zoom. Esta camada de Zoom custa $19,99/mês/anfitrião de reunião.
Além disso, se você quiser configurar o Zoom Rooms, você pode se inscrever para um teste gratuito de 30 dias, após o qual o Zoom Rooms requer uma assinatura adicional de $49/mês/sala, e os webinars de vídeo usando o Zoom custam $40/mês/hospedeiro.
2. Faça o download do Zoom.
Depois de selecionar o plano Zoom que você gostaria de começar a usar, você pode se inscrever e baixar o Zoom para o seu computador para começar a usá-lo. Os usuários podem se inscrever usando seus e-mails de trabalho se estiverem se inscrevendo para uma conta individual gratuita, ou se o administrador do sistema estiver se inscrevendo para uma conta Pro, Business ou Enterprise, você será convidado a se inscrever no Zoom como um dos anfitriões da sua empresa.
Se você estiver configurando uma Sala Zoom, você também precisará fazer o download das “Salas Zoom para Sala de Conferência” no computador da sala e do “Controlador da Sala Zoom” para o tablet na sala de reunião.
3. Sincronize o Zoom com o seu calendário.
Em seguida, você vai querer sincronizar o Zoom com o seu calendário para que você possa agendar reuniões Zoom que aparecem no seu calendário, ou para que você possa facilmente adicionar um link Zoom Meeting aos eventos no seu calendário para que os participantes remotos possam participar. Para fazer isso, quando você estiver conectado ao Zoom, navegue para “Configurações”, depois “Reuniões”, depois “Calendários sincronizados”. Em seguida, ativa “Sync Zoom Meetings from Calendars”, e toca para selecionar os calendários que você deseja sincronizar com o Zoom. Ao fazer isso, você pode sincronizar os calendários com o Zoom em ambas as direções, assim seu cliente de calendário oferecerá uma opção para adicionar um link Zoom, e seu calendário mostrará o Zoom Meetings que você agendou no aplicativo Zoom.
Se a sua empresa configurar Salas Zoom, você pode sincronizar essas salas com o calendário compartilhado da sua empresa para que os funcionários possam ver quais salas de reunião estão disponíveis quando forem fazer a reserva. As Salas Zoom também podem ser configuradas para exibir as próximas reuniões, para que os funcionários saibam quando precisam de começar a encerrar, ou quando podem sentar-se numa reunião.
4. Marque uma reunião usando o Zoom.
Agora você está pronto para começar a usar o Zoom. Você pode agendar uma reunião usando o Zoom usando seu cliente de calendário (como explicado e mostrado acima), ou você pode agendar uma reunião através do aplicativo Zoom. Para fazer isso, você pode começar uma nova reunião no momento clicando em “Nova Reunião”, ou clicando em “Agendar Reunião” para agendar uma reunião Zoom para o futuro:
Depois, você pode editar os detalhes da sua reunião — por exemplo, você pode agendar uma reunião recorrente, definir uma senha de reunião e escolher qual calendário você deseja sincronizar.
Assim que estiver em uma reunião Zoom, você pode usar recursos como ligar e desligar as configurações de vídeo e microfone, convidar outros participantes da reunião, conversar com outros participantes da reunião, gravar a reunião e compartilhar sua tela.
Agora que você entende o básico do Zoom, use estas dicas profissionais para obter a melhor experiência possível.
5 Dicas profissionais para usar o Zoom
1. Personalize as suas preferências.
No seu aplicativo Zoom, você pode definir suas preferências que serão aplicadas a cada Zoom Meeting que você participar.
Alguns dos meus favoritos estão ajustando as minhas preferências de vídeo: Marque “retocar a minha aparência” para adicionar um filtro à sua webcam para não precisar de maquilhagem (ou chuveiro) antes de se juntar a uma reunião Zoom a partir de casa (nós não julgamos), e marque “Desligar o meu vídeo quando se juntar a uma reunião” para que a sua cara não apareça inadvertidamente num enorme ecrã de projector se estiver a juntar-se a uma reunião com todas as mãos (isto, infelizmente, já me aconteceu).
2. Grave as reuniões importantes do Zoom.
Se você está realizando uma reunião do Zoom que envolve vários membros da equipe multifuncional, ou se você está iniciando um projeto de longo prazo, ou mesmo se um ou dois membros da sua equipe estão fora do escritório, é uma boa prática gravar essas reuniões para referência futura. Você pode gravar as reuniões no seu dispositivo ou na nuvem de Zoom para posterior revisão, para ter certeza de que todos estão na mesma página.
3. Sincronize o Zoom com Slack.
Se sua equipe usa Slack para se comunicar em tempo real, seu administrador de sistema pode integrar Zoom e Slack para facilitar as videoconferências em tempo real. Se você ou um membro da equipe estiver trabalhando remotamente e estiver tentando discutir um conceito complicado apenas através de texto, isso pode ser um desafio. Em vez de reservar uma reunião Zoom no seu calendário, você pode digitar “/zoom” em Slack, e um link de reunião aparecerá diretamente na sua conversa Slack para que você e seu colega de equipe possam participar.
4. Silencie-se quando você não estiver falando.
Esta é uma regra básica de etiqueta de videoconferência, mas é preciso repetir, não importa qual software você use. Silencie-se quando não estiver a falar para reduzir o ruído de fundo que o distrai. Em suas preferências, você pode se configurar para ser automaticamente silenciado quando você se juntar a uma reunião. Quando você estiver pronto para se desativar, você pode economizar um clique ao pressionar e segurar a tecla de espaço, se você precisar fazer um breve toque por um segundo.
5. Zoom de par com a câmara de videoconferência certa.
O zoom é provavelmente uma opção tão popular de software de videoconferência porque é muito fácil de usar: Assim que estiver configurado, só precisa de alguns cliques para começar a falar com os seus colegas. Para obter uma ótima experiência para os participantes de uma reunião Zoom remota e co-localizada, escolha uma câmera de videoconferência para sua sala Zoom que fará com que as plataformas de reunião se sintam incluídas e façam parte de uma conversa. Nosso guia de comparação de videoconferência pode ajudá-lo a descobrir qual câmera pode ser a melhor opção para a sua equipe.
